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檔案培訓順利舉辦,大學檔案邁向信息化管理


    為做好大學檔案資源建設、安全管理、服務利用等工作,盡快實現檔案管理的規範化與信息化,努力為大學的發展與建設提供寶貴的依據,我校檔案綜合管理系統在各部門的支持與共同努力下,完成安裝、測試、試用、驗收工作,已正式上線。為使各學院、各部門行政主管和兼職檔案管理人員在深入瞭解大學檔案管理制度、文件材料立卷歸檔工作流程及各種規範的基礎上,掌握大學檔案綜合管理系統的各項功能,熟練使用該系統完成本部門文件材料的立卷歸檔工作,2019年7月23日上午,進行了大學檔案管理人員系統培訓。校務總監蘇錦雄先生、設施管理處吳家輝及兼職檔案管理人員共40人參加了培訓。

    是次培訓中,我校邀請了暨南大學檔案館的左晉佺副館長講授“檔案立卷工作的重點與難點"。左館長在充分瞭解我校檔案管理工作現狀的前提下,以大學檔案管理制度為重點,結合自身檔案工作經驗和檔案實例,從檔案基本知識講起,並為檔案管理人員講授文件材料整理、立卷的10個基本步驟,包括:(1)確定歸檔範圍,將每份文件內排序並且固定;(2)立卷分類;(3)組合(組卷);(4)卷內文件排序;(5)修整文件;(6)編寫頁碼,蓋件號章,並填寫檔號;(7)著錄計算機:歸檔文件信息、案卷信息;(8)裝訂案卷,列印(填寫)卷內文件目錄、案卷封皮和備考表;(9)打印案卷移交目錄,一式兩份;(10)核對準確無誤,移交簽名,檔案排架。同時,左館長針對我校文件材料立卷中存在的問題進行梳理匯總,深入分析,且內容詳細,實例豐富、深入淺出。

    來自南京軒恩軟件開發有限公司的兩位工程師講授大學檔案綜合管理系統的操作方法。在課上,不僅有操作演示,還準備了電子文件實例讓參加培訓的人員進行實操,實際體驗文件材料立卷工作的全過程,以使檔案管理人員能夠快速掌握和熟悉大學檔案管理系統的功能及使用方法。

    通過是次培訓,檔案管理人員學習並掌握了我校檔案綜合管理系統的功能和操作方法,認識到了檔案管理工作的意義及作用,掌握了歸檔範圍、整理立卷方法、立卷規範等檔案管理的核心工作內容,有助於在今後更高效、更細緻地完成本部門文件材料的立卷歸檔工作。

    此外,左老師還針對我校專職檔案員的實務工作作出具體而詳細的指導,提出多項寶貴而實用的建議,將促進我校完善和優化立卷歸檔工作流程、提高檔案資源的質量水平。

    檔案綜合管理系統的應用標誌著我校在構建規範化、標準化、信息化的檔案資源管理與服務體系的道路上邁出了一大步,未來必將繼續努力,為全校和社會提供優質的檔案資訊服務。